Οι συλλογές της Βιβλιοθήκης Καλαμπάκας οργανώνονται σύμφωνα με τα διεθνή βιβλιοθηκονομικά πρότυπα, καλύπτουν αντιπροσωπευτικά όλο το φάσμα της γνώσης και εμπλουτίζονται συνεχώς για να ικανοποιούν τις ανάγκες των χρηστών της.
Για την ηλεκτρονική επεξεργασία και καταχώρηση του υλικού της η Βιβλιοθήκη Καλαμπάκας χρησιμοποιεί το πρόγραμμα V-Smart, η οργάνωση του υλικού γίνεται με τα διεθνή πρότυπα οργάνωσης των Βιβλιοθηκών, σύμφωνα με τους Αγγλο-Αμερικάνικους Κανόνες Καταλογογράφησης (AACR2), τον κατάλογο των Θεματικών Επικεφαλίδων της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδος, ενώ το ταξινομικό σύστημα που ακολουθείται είναι το Διεθνές Δεκαδικό Σύστημα Ταξινόμησης DDC (Dewey Decimal Classification).
